Soms lukt het niet om een bestand met gegevens te uploaden. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom dit niet lukt. Hieronder staan de meest voorkomende problemen én oplossingen beschreven. Lukt het alsnog niet? Neem dan contact met ons op, we helpen graag.

Het bestand dat je wilt uploaden, moet een CSV-bestand zijn. Als je klikt op 'Bestand uploaden' staat de bestandsoort al ingevuld:

Je krijgt dan alleen CSV bestanden te zien. Zo is het gemakkelijk om het juiste bestand te selecteren.

Heb je toch een Excel-werkmap geselecteerd (omdat je de bestandsoort veranderd hebt)? Dan krijgt= je bij het uploaden de volgende melding:

Zorg er daarom voor dat je de bestanden opslaat als een CSV-bestand en de juiste kiest voor de upload.

Als het uploaden mislukt, probeert KiC aan te geven, waar de upload op is vast gelopen.
We doen ons best om deze foutmelding zo duidelijk mogelijk te krijgen, maar dat lukt niet altijd. Je kunt altijd een beroep op de kic helpdesk doen. Wij kunnen over het algemeen snel het probleem vinden.
Gebruik de groene knop in het pop up scherm om onze hulp in te roepen; het bestand kun je dan voor ons in KIC neerzetten.

De meest voorkomende reden waardoor het uploaden mislukt is dat niet alle normensets zijn gekoppeld aan een afdeling en een onderzoek frequentie.

Dit moet gedaan worden in het onderzoeksformulier, stap 4 bij het inrichten.

Cel met ongeoorloofde data

Binnen de gegevens

Soms zit er ergens in het bestand een cel met data of gegevens die niet overeenkomen met de postkenmerken. Soms is dit een waarde binnen het gegevensbereik. Bijvoorbeeld in de kolom 'Bedrag', op rij 27, staat een tekst in plaats van cijfers. Pas het bestand aan met de juiste data.

Buiten gegevens bereik

Het kan ook gaan om een rij of kolom ver buiten de gegevens. Zorg dat je altijd een schoon, net bestand upload. Dit geldt ook voor de opmaak van het bestand. Is er veel geknipt en geplakt of gewijzigd aan het bestand? Soms is de opmaak van het bestand dan niet goed. Een cel lijkt dan leeg, maar is het niet.

De regel die genoemd wordt is de eerstvolgende lege regel, omdat in een CSV-bestand alle data achter elkaar gezet wordt. Dit betekent niet dat de data zich ook op regel 99 bevindt.

Meestal werkt de volgende oplossing.

Selecteer in Excel de hele regel door vooraan te klikken.
Verwijder met behulp van rechts klikken op je muis.

Tip: open het bestand eens in het kladblok. Zo zie je of er verderop in het bestand misschien gegevens staan.

Oplossing: je kunt het beste alleen de regels en kolommen die je wilt inlezen in KiC kopiëren en plakken in een nieuw, schoon CSV-bestand.

Per model kun je een bestand met gegevens uploaden. Onder een model staan vaak verschillende normensets. KiC moet weten onder welke normensets de data weggeschreven moet worden. Daarom is het verplicht om in het bestand een kolom te hebben waarin aangegeven staat tot welke normenset de regel behoort. De naam van de normensets in de kolommen moet exact overeenkomen met de naam die de normenset heeft in KiC.

Heb je een bestand met daarin alleen gegevens voor één specifieke normenset? Dan kun je er ook voor kiezen om het hele bestand aan één normenset toe te kennen. Een kolom met normenset is dan niet verplicht.

Klik op de drie bolletjes achter 'Bestand uploaden' om voor deze optie te kiezen.

De naam van de kolom in het CSV-bestand moet exact overeenkomen met de naam van het postkenmerk. Denk hierbij aan hoofdletters, spaties voor, tussen of achter de naam van de kolom of het postkenmerk. In onderstaand voorbeeld is het dus 'Clientnummer', met hoofletter, zonder puntjes op de 'e' en aan elkaar.

Het CSV-bestand heeft dezelfde omschrijving in kolom E:

De volgorde van de kolommen is niet van belang. Als de naam van de kolom niet overeenkomt, krijgt u een (fout)melding dat het postkenmerk niet gevonden is.

Is het postkenmerk niet als verplicht ingesteld? Dan negeert KiC de kolom en krijgt u deze blauwe melding:

De overige data wordt gewoon ingelezen.

Is het een verplicht postkenmerk? Dan moet er een kolom aanwezig zijn die exact overeenkomt met het aangegeven postkenmerk. Zie de beschrijving verderop.

Lees hier hoe u de postkenmerken kunt aanpassen. Het is ook een optie om de kolom in het CSV-bestand aan te passen.

Heeft u een postkenmerk als 'verplicht' aangemerkt? Zoals in onderstaand voorbeeld 'Medewerker', 'Clientnummer' en 'Datum'? Dan moet deze ook als kolom aanwezig zijn in het CSV-bestand.

Ontbreekt een verplicht postkenmerk, dan krijgt u de volgende foutmelding:

Zorg dat de kolom aanwezig is, of dat de spelling in de kolom overeenkomt met de spelling van het postkenmerk.