Waar voorheen een externe accountant een oordeel vormde over de rechtmatigheid en hierover verslag uitbracht, moeten gemeenten nu zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Middels de rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat zij rechtmatig heeft gehandeld.

De accountant geeft vervolgens een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt hier onderdeel van uit. De accountant stelt dus vast of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld (betrouwbaar) geeft van de werkelijkheid.

Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende drie criteria:

• Voorwaardencriterium (VW)

• Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)

• Begrotingscriterium (Begroting)

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en gaan over aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Gegevens die door derden zijn verstrekt dienen getoetst te worden op juistheid en volledigheid. Zo kan misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen worden voorkomen. Het is aan de gemeente om hiertoe effectieve maatregelen te nemen.

Begrotingscriterium

Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na wijzigingen in het boekjaar. De financiële handelingen dienen te passen binnen het kader van die begroting.

Toevoeging normensets

In de normensets van 2024 hebben wij informatie toegevoegd die u kan helpen bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Per norm is bepaald op welk van de bovengenoemde drie criteria dit betrekking heeft. Deze informatie is terug te vinden in de controletechnische toelichting van de norm. Hier kunt u de termen VW, M&O, Begroting of Getrouwheid zien staan. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording.

Naast de toevoeging van de criteria is bij de normen ook een onderscheid gemaakt tussen financieel en procedureel. Bij normen die betrekking hebben op financiële handelingen, is de volgende zin toegevoegd: 'Indien u deze norm fout of onzeker scoort, betekent dit een financiële fout of onzekerheid'.

In de afbeelding hieronder is een voorbeeld te zien van de wijze waarop deze extra informatie wordt getoond. Bij het uitvoeren van een controle verschijnt de toelichting op de norm aan de rechterkant van het scherm, wanneer u op de betreffende norm klikt.

Deze toevoegingen zijn verwerkt in alle standaard modellen voor de rechtmatigheidscontroles van de PW, Wmo en Jeugdwet én voor alle modellen voor Concern. Dit geldt dus niet voor de overige modellen, zoals de procescontroles en modellen voor toetsing.

Gebruik eigen normensets

Wanneer u gebruik maakt van eigen normensets, maar wel geïnteresseerd bent in de toelichting op de normen, kunt u de normensets exporteren. Afhankelijk van uw module, is het via het menu Inrichten mogelijk om een nieuw model uit de KiC bibliotheek te importeren. Vervolgens kunt u met de drie bolletjes aan de rechterkant kiezen voor 'exporteer normensets'. In de kolom 'controletechnische toelichting' van het bestand vindt u dan de extra toelichting op de norm.

Ná het importeren van modellen en/of normensets is het ook nog mogelijk om de toelichtingen op de normen te bewerken. Via het menu Inrichten gaat u naar het betreffende model en vervolgens klikt u op de knop 'bewerkmodus' aan de rechterkant. Door op de drie bolletjes achter de norm te klikken, kunt u de toelichtingen bewerken.