Bij het inrichten van het onderzoeksformulier geeft u aan welke postkenmerken verplicht zijn. Verplichte postkenmerken moeten bij het opvoeren altijd gevuld zijn en dus ook altijd in het massabestand aanwezig zijn. Bij het trekken van een steekproef kunt u deze laten verdelen over verplichte postkenmerken.
We zien vaak dat de postkenmerken 'medewerker' (consulent) of 'team' als verplicht worden ingesteld. Zo heeft u de mogelijkheid om de steekproef te verdelen over medewerker of team.
Postkenmerken kunnen ook in een later stadium nog verplicht worden gemaakt, maar daar is de voorwaarde aan verbonden dat bij alle posten het postkenmerk is gevuld. Hieronder vallen de controles uit de steekproef, de handmatige controles, alle posten in de massabestanden en zelfs de controles in de prullenbak. Wanneer het niet lukt om een postkenmerk achteraf verplicht te maken, moet u dus al deze groepen langslopen.
U kunt daarbij de volgende stappen doorlopen:
Maak een export van alle massabestanden en handmatig opgevoerde controles. Dit kan in het menu Voorbereiden met de knop 'Exporteer massa'.
Filter in het Excel-bestand op het postkenmerk dat u verplicht wilt maken. Zijn er lege waardes te zien?
Zorg dat alle lege plekken gevuld worden. Hierin kunt u 3 categorieën onderscheiden:
a. Handmatig toegevoegde controles. Zoek deze op in KiC. U vindt de controles in het menu Uitvoeren bij de openstaande controles, afloopcontrole of afgeronde controles. Heropen de controle en klik vervolgens op de knop 'Bewerken' rechtsonder de postkenmerken. Hier kunt u de postkenmerken aanvullen.
b. Controles uit de steekproef. Ook deze controles zoekt u op en vult u waar nodig aan.
c. Posten die wel in de massa zaten, maar niet in de steekproef. Dit is een lastige categorie. Ook hierbij moeten de lege waarden worden aangevuld. Hieronder leest u hoe u dit kunt doen. Wanneer is gekozen voor een 'strikte steekproef' is het niet meer mogelijk om de posten in het massabestand bij te werken.
Tot slot: leeg de prullenbak.
Vervolgens gaat u naar het menu Inrichten, opent u het onderzoeksformulier en kunt u het gewenste postkenmerk verplicht maken. Indien gewenst kunt u ook de optie 'Verdelen over' wijzigen naar het verplichte postkenmerk (bijv. medewerker of team).
Achteraf aanvullen van verplichte postkenmerken in het massabestand
Het achteraf aanvullen van lege plekken in een massabestand kan alleen door de betreffende controles met behulp van een steekproef te trekken. Dit zal vaak niet meer lukken, maar soms is dit met een omweg wel mogelijk. De meeste dossiers zullen te herkennen zijn aan een uniek clientnummer, zaaknummer of werkprocesnummer. Wanneer het massabestand niet al te groot is, kunt u deze dossiers via een steekproef trekken.
Stel via het menu Inrichten het onderzoeksformulier in op trekken op dossiernummer (of soortgelijk);
Ga naar het menu Voorbereiden, zoek het massabestand op en kies voor 'Steekproef uitbreiden'. In sommige gevallen kan dit niet, omdat voor het model slechts één steekproef mogelijk is (instelling 'strikte steekproef'). In dat geval is het niet meer mogelijk om de lege plekken in het massabestand aan te vullen.
Doordat de verdeling staat op dossiernummer (of soortgelijk), kunt u de gemankeerde dossiers opzoeken en trekken.
Ga naar het menu Uitvoeren en vul het betreffende postkenmerk van al getrokken dossiers.
Wanneer alle dossiers uit de extra steekproef zijn aangevuld kunt u de steekproef weer verwijderen. De controles worden ook verwijderd.