In de applicatie Kwaliteit in Control (KiC) kan een CSV-massabestand van betalingen, werkprocessen of dossiers worden ingelezen om uit dat massabestand een steekproef te trekken. In dit artikel beschrijven we zowel de zogenaamde ‘postenmethode’ als ook de statistische meetmethode van de eurosteekproef.

Het is mogelijk om aselect een steekproef te laten trekken door KIC op een ingelezen

massabestand. Deze aselecte steekproef kan op twee wijzen getrokken worden;

Ten behoeve van rechtmatigheidsverantwoording wordt een steekproef op betaling gehanteerd (euromethode). Voor kwaliteitscontrole vaker afgehandelde werkprocessen (posten) met/zonder betaling.

Bij het trekken per post worden willekeurige posten op een ingelezen massabestand

klaargezet in de werkvoorraad voor controles. Dit kunnen zowel betalingen als afgehandelde werkprocessen zijn, afhankelijk van de voorkeur van de gebruiker. Bij het trekken per post heeft elke post in de massa een gelijke kans om getrokken te

worden. De financiële omvang van de post maakt hierbij niet uit en een post kan maar één

keer getrokken worden.

Bij het trekken per euro worden alle betaalde euro’s uit een massa ‘virtueel’ op een stapel

gegooid en er wordt dan telkens een willekeurige euro getrokken in de steekproef. De bij

deze euro’s behorende posten worden klaargezet voor controles. Hierdoor hebben posten

met een grote omvang (veel euro’s) een grotere kans om in de steekproef terecht te komen. Deze aselecte trekking vindt plaats via een algoritme in KiC waarbij toevalsgetallen worden gegenereerd.

Wij verwijzen bij het inzetten van de steekproefmethode in KiC naar de richtlijn NV COS 530 (Nadere Voorschriften – Controle en Overige Standaarden). Dit is gebaseerd op informatie van de NBA (beroepsvereniging van accountants) over wetgeving waar de controle van accountant aan moet voldoen.

In NV COS 530, paragraaf A13 en bijlage 4 staan de belangrijkste methoden voor het trekken van steekproeven volgens deze richtlijn beschreven. Dit zijn de aselecte trekking, systematische trekking en willekeurige trekking. De eurosteekproef in KiC is gebaseerd op de aselecte trekking zoals beschreven in het NV COS 530.

Belangrijk bij de verantwoording dat de steekproefmethodiek solide is, is de eis dat deze

naast willekeurig ook reproduceerbaar is. Dat wil niet zeggen dat vooraf door de gebruiker te voorspellen is welke posten geraakt zijn in de steekproef, maar wel dat achteraf door

bijvoorbeeld een accountant te controleren is dat de posten die gecontroleerd zijn ook exact de posten zijn die volgden uit de steekproef. Om steekproeven reproduceerbaar te maken werken we met de methodiek van een ; seeded random sample’.

KiC gebruikt hier de Javascript library ‘seededRandom 3.0.1’. Technische documentatie hierover is terug te vinden op https://www.npmjs.com/package/seedrandom en https://github.com/davidbau/seedrandom

De functie seedrandom uit bovenstaande library vullen we met een combinatie van unieke

kenmerken uit KiC.

Deze combinatie van parameters van unieke KiC kenmerken zorgen voor een waarde ‘rng’

die uniek en willekeurig is voor een specifieke steekproef maar ook reproduceerbaar met

dezelfde parameters.

Het reproduceerbaar maken van de steekproef voor een gebruiker en/of accountant via KiC is sinds kort mogelijk. Kijk hier voor de beschrijving van deze functie.

Het is mogelijk om een steekproef te trekken verdeeld over een (verplicht) postkenmerk. Dit kan ‘team’, ‘gemeente’, ‘afdeling’ of ‘medewerker’ zijn. Vaak wordt een steekproef op medewerkers getrokken in het kader van kwaliteitscontroles.

Zowel per proces als per medewerker kan het aantal posten opgegeven worden dat door KiC willekeurig getrokken wordt. Dit kan zowel door middel van absolute aantallen als met

behulp van percentages. KiC rekent bij percentages uit hoeveel posten dit betreft. Als een percentage als uitkomst een getal tussen de 0 en de 1 is rond KiC dit af naar boven en wordt er 1 controle klaargezet.

Hoe je de steekproef goed kunt instellen in KiC leest u in het artikel Steekproef instellen. Heeft u nog verdere vragen, schroom dan niet om contact op te nemen met de KiC Helpdesk.