Binnen het menu ‘Export’ heb je verschillende mogelijkheden. Je kiest eerst het jaartal en het bijbehorende model. Je kunt hier
normensets downloaden (van het model) en
export van jullie data maken.
Klik op 'Maak een export', dan opent het volgende scherm met diverse filters
Bij resultaat type kiest je voor ofwel per post (dat is de conclusie van een controle) ofwel per norm (dat is een lijst van alle gecontroleerde normen). Wanneer je voor resultaattype ‘normen’ kiest, zie je de scores en toelichtingen op de normen in jouw export. Er is ook een kolom toegevoegd waarin de conclusie van de post staat vermeld. Indien je alleen de conclusies en de toelichtingen wilt zien, filtert je op resultaattype ‘posten’.
Onder ‘Voorbeeldweergave’ zie je een voorbeeld van de huidige pagina van de export. Je ziet (maximaal) de eerste drie rijen van de export. Bij ‘Kolommen’ kun je zelf aanvinken welke gegevens je wilt meenemen in je export. Wanneer je bepaalde gegevens aan- of uitvinkt, ziet je dat de voorbeeldweergave wordt aangepast:
Klik je rechts op verversen, dan werkt KIC het aantal dossiers ook bij, door even in onze data base te kijken.
Onder ‘Instellingen’ kunt je de export van jullie gegevens verder specificeren. Zo selecteer je de betreffende normenset(s), de juiste periode, het controle type, de normen conclusies en de betreffende controleur(s).
Tot slot kunt je onder filters één of meerdere postkenmerken selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld filteren op medewerker.
Knoppen onderaan 'Export'
De knoppen onderaan zijn:
Filter opslaan
Via de knop ‘Filter opslaan’ heb je de mogelijkheid om de selectie die je hebt aangevinkt op te slaan. Alle instellingen worden dan opgeslagen. Het is mogelijk om meerdere filters aan te maken.
Exporteer dit tabblad
Bij de knop 'Exporteer dit tabblad' kun je het huidige geconfigureerde tabblad exporteren. De export in Excel bestaat dan uit 1 tabblad met gegevens.
Meerdere tabbladen
Bovenin heb je de mogelijkheid om meerdere tabbladen aan te maken. Bijvoorbeeld resultaten per post (conclusies) op het eerste tabblad en fout gescoorde normen op het tweede tabblad. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Het eerste tabblad configureer je dan zodanig dat alle afgehandelde posten erin staan en het tweede tabblad kies je juist als resultaat type 'normen' en selecteer je 'fout' om alleen de foute normen te exporteren.
De geëxporteerde data verschijnt dan in een Excel-bestand met twee, of meer tabbladen. Je hebt ook de mogelijkheid om meerdere tabbladen in één Excel-bestand te maken. Zo maakt je eenvoudig een samengestelde uitdraai. Je kunt daarmee 1 standaard export configureren met verschillende soorten gegevens of bijvoorbeeld op elk tabblad controles van een andere normenset of van een ander team consulenten. De mogelijkheden zijn legio en we zijn heel benieuwd welke samengestelde uitdraaien jullie gebruiken.
Tip: We krijgen wel eens de vraag hoe je 'onderzoeksresultaten' in KiC kunt genereren. Hierbij onze tip:
Als je kiest voor resultaat type 'posten' dan zie je de resultaten van alle posten.
Als je kiest voor resultaat type 'normen' en deze instelt op 'fout' zie je alle normen uit het onderzoeksresultaten je uitdraai. In de uitdraai 'onderzoeksresultaten' werden namelijk alleen de conclusies van alle controles en/of de foute normen getoond.