Voor een overzicht van de openstaande systeemgerichte controles ga je naar het menu Uitvoeren. Kies voor het tabblad 'Systeemgericht'.
Bij de inrichting van de systeemgerichte controles geef je aan hoe vaak je de keycontrol wil testen. Heb je bijvoorbeeld gekozen voor 5 keer per jaar? Dan worden die 5 controles verspreid over het hele jaar. De eerste controle staat klaar in de werkvoorraad vanaf 1 januari, de tweede controle verschijnt halverwege maart, de derde controle eind mei enz. Wanneer de datum van de controle nog niet bereikt is, zie je de controle dus niet staan. In de kolom 'Volgorde' zie je wel staan welke controle het betreft (bijvoorbeeld 1 van 5).
Achter de posten kunnen verschillende knoppen staan.
Is de post aan jou toegewezen en ben je al gestart met de controle, maar is deze nog niet afgerond? Dan zie je de knop 'Voortzetten'. Is de post aan een collega toegewezen dan kun je deze alleen 'Bekijken'.
Posten die aan jou zijn toegewezen of die nog niet zijn verdeeld, kun je controleren. Klik dan op de knop 'Starten' achter de betreffende post. Als je kiest voor 'Starten' wordt een nog niet verdeelde post automatisch aan jou toegewezen en op je naam gezet.
Vervolgens ga je de controle uitvoeren. Bij een eerste meting vul je scores in bij Opzet, Bestaan en Werking, aangevuld met een toelichting en/of bijlage.
Bij een tweede en volgende meting controleer je alleen nog de werking van de keycontrol. Bij het controleren van de opzet heb je immers al vastgesteld dat de beheersmaatregel voldoende is ingericht om het risico af te dekken. En bij het controleren van het bestaan heb je al vastgesteld dat de maatregel ook daadwerkelijk aanwezig is en wordt toegepast in de organisatie. De werking wordt door middel van een steekproef vastgesteld. Je controleert of de beheersmaatregel (keycontrol) gedurende de controleperiode daadwerkelijk en consistent heeft gefunctioneerd.
Resultaten
Nadat je de controle hebt voltooid, verschijnt deze bij de afgeronde controles. Je ziet de conclusie staan en hebt de mogelijkheid om de controle in te zien en eventueel nog te heropenen.
Voor een overzicht van de resultaten ga je naar het menu Monitoren. Je ziet hier alle genoemde risico's inclusief de vooraf bepaalde plek in de risicomatrix (kans/impact).
Onderaan zie je de resultaten van de systeemgerichte controles. Per keycontrol worden de resultaten weergegeven. De groene blokjes geven uiteraard aan dat de uitkomt van de controle goed was en de rode blokjes geven de controles weer waar de uitkomst fout was. De grijze blokjes zijn controles die nog niet zijn uitgevoerd.
Door met je muis op één van de blokjes te staan, kan je de startdatum van de controle zien en eventueel de betreffende controleur. Je kan op deze manier ook direct naar een controle toe.
