Kwaliteit in Control is dé controleapplicatie (SAAS-oplossing) die bijna 200 gemeenten gebruiken voor rechtmatigheids- en kwaliteitscontroles. Hierin zijn steekproeven/onderzoeken opgenomen die van belang zijn voor de interne kwaliteitsverbetering van de dienstverlening en de rechtmatigheidsverantwoording. Sinds 2023 zijn deze onderzoeken in KiC opgeslagen. De gegevens uit de vorige KiC-applicatie met de onderzoeksgegevens van 2012 t/m 2022, zijn vernietigd. Voor de controlegegevens vanaf 2023 geldt een bewaartermijn van 7 jaar.

KiC is eigenlijk een verlengstuk van de gemeentelijk administraties voor de interne controlewerkzaamheden. Voor controlewerkzaamheden is het over het algemeen voldoende als een gemeente de controlegegevens nog drie jaar ‘paraat’ heeft. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn bij geschillen met de accountant over jaarafsluitingen en rapportages om deze gegevens er nog eens bij te nemen. Maar dat kan in bijzondere gevallen ook langer zijn. De jaarrekening en accountantsverklaring moeten 7 jaar worden bewaard. Sommige subsidieregelingen van het Rijk eisen dat een gemeente aantoont dat in de afgelopen jaren voldoende inspanningen zijn gepleegd voor het realiseren van een adequate bedrijfsvoering.

De bewaartermijn van cliëntendossiers is bepaald op 20 jaar. Veel colleges van B&W hebben het besluit genomen om de bewaartermijn van deze dossiers te verkorten van 20 naar 7 jaar. Gemeenten hebben de bevoegdheid op grond van artikel 58, lid 1 van de Participatiewet om teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. De terugvordering is een bevoegdheid, geen verplichting. Er kan binnen de huidige wettelijke kaders overwogen worden een belangen- c.q. risicoafweging te maken tussen de pakkans en de daaraan gewenste termijn om te kunnen terugvorderen tegenover de te maken kosten van beheer en bewaring. Diverse gemeenten hebben al uit efficiency overwegingen zoals kosten voor opslag voor de verkorte termijn van 7 jaar gekozen. Het terugvorderen van bijstand vindt in de praktijk na deze 7 jaar niet meer plaats.

Alle gegevens in KiC worden 7 jaar bewaard en zijn in die tijd beschikbaar voor de gemeenten. Stimulansz heeft voor de rechtmatigheids- en kwaliteitscontroles binnen KiC gekozen voor een ‘acceptabele en veilige bewaartermijn’ door aansluiting te zoeken bij de bewaartermijn van 7 jaar die in acht wordt genomen voor algemene bedrijfsmatige documenten.

De bewaartermijn van 7 jaar krijgt de goedkeuring van het IBD. En dit betekent dat vanaf 1 januari 2029 alle onderzoeken automatisch worden verwijderd uit KiC waarvan de beslis- of betaaldatum ouder is dan 7 jaar. Alle gegevens inclusief de privacygevoelige gegevens worden verwijderd: de onderzoeken inclusief de eventuele bijlagen. Wat dit precies voor u betekent, leest u verderop in dit document.

We sluiten hiermee aan op de bewaartermijnen die gemeenten hanteren voor algemene bedrijfsmatige documenten en doen recht aan de bescherming van de eventueel bij de onderzoeken aanwezige privacygevoelige gegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft hierover een aantal heldere spelregels gepubliceerd op haar website. Zij schrijft hierover o.a. het volgende. De inhoud van een digitaal of papieren dossier bevat veel informatie over een persoon. Om een goede administratie bij te kunnen houden, moet een organisatie bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar organisaties mogen die gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving. Is de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moeten organisaties de gegevens vernietigen.

De bewaartermijnen van gegevens voor de verwerking is per wet of regeling verschillend en kan per regeling ook nog per gemeente/intergemeentelijke organen verschillen. De selectielijst 2017 is vastgesteld namens de minister van OCW en geeft de bewaartermijnen aan van de archiefbescheiden na 1 januari 2017.

Participatiewet

Het verstrekken van een bijstandsuitkering heeft een bewaartermijn van tien jaar na beëindiging van de uitkering. Dat houdt in dat het besluit om de uitkering te verstrekken tien jaar bewaard dient te worden nadat de uitkering is gestopt. Eénmalige bijstandsuitkeringen zoals bijstand voor de aanschaf van een koelkast of een computer of vergoedingen voor een tandartsbezoek dienen 10 jaar bewaard te worden. Het is dus niet nodig deze verstrekkingen te bewaren tot na het einde van de doorlopende bijstandsuitkering. De uitvoering van de controles op de Participatiewet, zoals onderzoeken, hercontroles en terugvorderingsonderzoeken, zijn gericht op de rechtmatigheid van de bijstand of de financiële situatie van de uitkeringsgerechtigde, en dienen na 10 jaar vernietigd te worden. Indien een uitkeringsgerechtigde een sanctie krijgt opgelegd dient deze zaak tien jaar te worden bewaard na afhandeling van de sanctie.

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet

Beleid en plannen voor de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet dienen permanent bewaard te worden. Voor processen of zaken die betrekking hebben op het opstellen van een plan van aanpak voor een cliënt, het verstrekken van een voorziening, de controle en de handhaving van voorzieningen vanuit de Wmo en Jeugdwet geldt dezelfde bewaartermijn: vijftien jaar na afhandeling van de zaak of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is.

Archiefwet

En dan is er nog de Archiefwet, hierin worden soms bewaartermijnen voorgeschreven, maar dat gaat niet over gegevens die in KiC zijn opgeslagen. Gemeenten mogen met inachtneming van allerlei spelregels zelf een selectielijst voor hun bewaartermijnen vaststellen.

Voor algemene bedrijfsmatige documenten is het gebruikelijk dat een bewaartermijn van 7 jaar in acht wordt genomen. Hieronder vallen ook bijvoorbeeld jaarrekeningen en accountantsverklaringen en uitgevoerde controles.

Belastingdienst

Voor de Belastingdienst moet je als burger 5 jaar je gegevens bewaren. Ben je ondernemer, nog iets langer. De gemeente moet voor haar burgers in het kader van de uitvoering van diverse wetten een administratie voeren.

Wat gebeurt er met gegevens uit de gemeentelijke administraties in KiC?

Het controlewerk is een verlengstuk van regelgeving aan gemeente opgedragen werkzaamheden. In het kader van controlewerkzaamheden voor de rechtmatigheid en interne kwaliteitsverbetering met KiC kunnen gemeenten privacygevoelige gegevens opslaan in KiC. Dit kan een BSN zijn, een naam of geboortedatum, een rapport of beschikking.

Er is één bewaartermijn van 7 jaar vastgesteld voor alle controlegegevens binnen KiC. Deze bewaartermijn is dus voor alle gemeenten van toepassing. Er kunnen geen verschillende bewaartermijnen per regeling worden ingesteld, omdat de regelingen niet als zodanig zijn gelabeld in de database van KiC. Om dezelfde reden is het ook niet mogelijk om bijvoorbeeld alleen de privacygevoelige gegevens te verwijderen, omdat die niet zijn geoormerkt in de database van KiC.

Alle onderzoeken waarvan de beslis- of betaaldatum ouder is dan de bewaartermijn van 7 jaar worden automatisch verwijderd, inclusief de eventueel aanwezige privacygevoelige informatie. Daarmee heeft u de zekerheid dat er geen onderzoeken met gegevens aanwezig zijn in de database van KiC die de bewaartermijn van 7 jaar overschrijden.